LoxyNews

Her blogger vi om alt vi mener er relevant for vårt fagfelt.
Bli med på reisen!

2017-10-16

Effektiv møtebooking med Flow Meetings

Söderberg & Partners har som mål å booke 1000 møter med potensielle kunder hver måned. Dette gjøres av drøyt 50 medarbeidere og da trenger de et strømlinjeformat-system som er enkelt å forstå for alle. Loxysoft Flow Meetings inneholder akkurat det Söderberg & Partner trenger.

Söderberg & Partners tilbyr pensjonssparing, forsikring og kapitalforvaltning for bedrifter og enkeltpersoner. Ønsket er å møte så mange potensielle kunder som mulig da hvert møte har mulighet for å skape en avtale.

 

– Vi har gått fra fullstendig manuell ledelse til å bruke Loxysoft Flow Meetings som vårt CRM-system. Da vi satte målet om å nå 1000 møter i måneden, trengte vi også å finne et strømlinjet reservasjonssystem som ikke gir plass for feil begått av mennesker. Vi har funnet det i Meetings, sier Emilia Nilsson som er sjef for bookingsvirksomheten på Söderberg & Partners.

 

Emilia sitter fysisk i Östersund, men booker møter for rådgivere i hele Sverige, og det er bare hvis møtet virkelig finner sted at det går an og en intern fakturering kan finne sted. Derfor er tilbakemeldinger viktige for Söderberg & Partners.

 

– Vi har valgt at Flow automatisk sender en bekreftelsesmail med møtebookingen umiddelbart etter samtalen, deretter sendes en SMS ut en time før møtet. Hver morgen får vi en rapport med alle morgendagens møter, og vi vil da ringe kundene for å få bekreftet det kommende møtet. Vi prøver alltid å være personlige og ringe våre egne reservasjoner, men med Flow kan vi hjelpe hverandre ved for eksempel sykdom eller permisjon, sier Emilia Nilsson.

 

I månedsrapporten kan Emilia enkelt se hvilke rådgivere som har gjennomført møter og kan faktureres, samt hvilke bookere møtet ble gjennomført gjennom.

 

– Tidligere tok det meg tre til fire dager og gjøre intern fakturering. Nå tar det meg èn dag. Det er tydelig bevis på at systemet gjør oss mye mer effektive, sier Emilia.

 

Mange av bookerne hos Söderberg & Partners er unge og nye på arbeidsmarkedet. Det har kommet ti nye medarbeidere de siste ukene.

 

– Med Flow Meetings kjennes det enkelt å sette nye, uerfarne medarbeidere i arbeid. Det skal være enkelt å komme inn en kveld og jobbe ekstra noen timer. I Flow Meetings følger bookerne tydelige instrukser og fyller inn felt som skal fylles ut. De klarer seg veldig bra selv uten å be om hjelp.

 

For å møte Söderberg & Partners’ behov, har Loxysoft utviklet en skreddersydd nettside hvor alle bookerne ser sine bestillinger i et oversiktlig visningsvindu.

 

– Loxysoft er veldig løsningsorienterte og det liker jeg! Ingenting er umulig. Jeg opplever at de synes det er gøy hver gang jeg ringer og vil gjøre noe nytt. Nettstedet er et godt eksempel på en situasjon der jeg beskrev mitt behov, og Loxysoft gjorde forslag til en løsning som var helt perfekt.

Close